138 lines
12 KiB
Markdown
138 lines
12 KiB
Markdown
# Лекция для государственных служащих: Excel + ИИ-агенты
|
||
Регламент: 60 минут. Аудитория: государственные служащие без IT-подготовки, работающие с таблицами и отчётами.
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## Варианты названия
|
||
|
||
1. **«От формулы к ИИ-агенту: Excel в работе государственного служащего»** — рекомендуемый
|
||
2. «Таблицы без рутины: Excel и искусственный интеллект для госзадач»
|
||
3. «Excel для госслужащего: быстрые таблицы, отчёты и ИИ-ассистенты»
|
||
4. «Данные под контролем: практический Excel и ИИ за 60 минут»
|
||
5. «Excel 60 минут: база, приёмы-ускорители и ИИ-агенты»
|
||
|
||
Подзаголовок-обещание (для афиши и первого слайда):
|
||
> «За один час — набор приёмов, которые экономят часы, и понимание, как безопасно применять ИИ к таблицам».
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## Цели лекции (что участник уносит)
|
||
|
||
1. Понимает структуру Excel и перестаёт делать ручную работу, которую делает формула.
|
||
2. Владеет 8–10 ключевыми функциями и сводной таблицей.
|
||
3. Знает, какие задачи с Excel решает ИИ-ассистент (и какие — нет).
|
||
4. Знает правила безопасности данных при работе с ИИ в госоргане.
|
||
5. Умеет проверить результат ИИ, а не доверять слепо.
|
||
|
||
## Ключевые сообщения (повторять 3 раза)
|
||
|
||
- **Правило №1: данные должны быть в «правильной» таблице** (одна строка = одна запись, без объединённых ячеек). Всё остальное не работает.
|
||
- **Правило №2: если делаешь это руками больше 5 минут — это автоматизируется.**
|
||
- **Правило №3: ИИ — ускоритель, но не источник истины. Проверяй на тестовом примере.**
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## План с таймингом
|
||
|
||
### Блок 0. Вступление — 5 минут (0:00–0:05)
|
||
|
||
- Приветствие, представление, связь с Российским обществом «Знание».
|
||
- Вопрос в зал: «Сколько времени в неделю уходит на подготовку отчётов и приведение таблиц в порядок?» — поднять руки.
|
||
- Обещание: «Сегодня — 8 приёмов и 3 сценария с ИИ, которые вернут вам эти часы».
|
||
- Договорённость: вопросы — в конце; по ходу делаем вместе, файл-раздатка прилагается.
|
||
|
||
### Блок 1. БАЗА Excel — 25 минут (0:05–0:30)
|
||
|
||
Формат: «10 приёмов», каждый — 1 слайд + короткая живая демонстрация (30–90 сек).
|
||
|
||
1. **Структура книги** — лист, ячейка, диапазон. Вкладки. Где что лежит.
|
||
2. **Типы данных** — число, дата, текст. Классическая беда: «число, сохранённое как текст» (зелёный уголок). Как исправить.
|
||
3. **Правильная таблица** — Ctrl+T («умная таблица»), одна строка = одна запись, не объединять ячейки, не оставлять пустых строк.
|
||
4. **Базовые расчёты** — СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИ. Демо: подсчёт заявлений по категориям.
|
||
5. **Логика** — ЕСЛИ, ЕСЛИМН, И/ИЛИ. Демо: статус «в срок / просрочено» по датам.
|
||
6. **Текст** — СЖПРОБЕЛЫ (лишние пробелы), ЛЕВСИМВ/ПСТР, ТЕКСТ. Демо: вытащить ФИО или ИНН из строки.
|
||
7. **Поиск по справочнику** — ВПР / ПРОСМОТРX (XLOOKUP). Демо: подтянуть коэффициент или название района по коду.
|
||
8. **Ссылки: относительные и абсолютные** — что такое `$`. Демо: протянуть коэффициент, а не «съехать» им.
|
||
9. **Фильтр, сортировка, удаление дублей, проверка данных** — демо: найти дубли лицевых счетов.
|
||
10. **Сводная таблица (пивот)** — главный инструмент отчётности. Демо: из 5 000 строк — отчёт «по району и месяцу» в 3 клика.
|
||
|
||
**Мини-практика в зале (2 мин):** «Постройте сводную из файла на экране — кто быстрее». Вовлечение и снятие страха.
|
||
|
||
**Материал-раздатка:** шпаргалка «10 функций госслужащего» (одна страница).
|
||
|
||
### Блок 2. Переход и разрядка — 3 минуты (0:30–0:33)
|
||
|
||
- Мини-итог: «Половину рутины мы только что убрали. Осталась вторая половина — те задачи, где нужен не навык, а время».
|
||
- Легенда-мостик: «А теперь — про то, как это делает помощник, который не устаёт и не спит».
|
||
|
||
### Блок 3. ИИ-агенты для Excel — 22 минуты (0:33–0:55)
|
||
|
||
**3.1. Что это и чем отличаются (4 мин)**
|
||
- ИИ-ассистент (чат): отвечает текстом, формула приходит «строками».
|
||
- ИИ-агент: сам получает файл, читает данные, строит формулу/график/сводную, иногда запускает код.
|
||
- Примеры инструментов: Microsoft Copilot в Excel, GigaChat / YandexGPT, ChatGPT/Claude с режимом анализа данных, локальные модели в контуре организации.
|
||
- **Сразу — о безопасности (2 мин, отдельный слайд, обязательно):**
|
||
- Не загружать персональные данные, служебную информацию ограниченного распространения и гостайну в публичные сервисы.
|
||
- Работать на обезличенных данных или в согласованных с ИБ-службой контурах.
|
||
- Следовать внутреннему регламенту и указаниям ответственного за защиту информации.
|
||
|
||
**3.2. Три сценария с демо (12 мин)**
|
||
|
||
- **Сценарий 1. Формулы по описанию.** «Напиши формулу: если дата в C2 раньше сегодняшней и статус D2 = "не выполнено", то "просрочено", иначе "в срок"». Ассистент выдаёт готовую формулу; вставляем, проверяем. *Сэкономленное время: минуты раздумий → секунды.*
|
||
- **Сценарий 2. Объяснение чужой формулы и макросы.** «Объясни, что делает эта формула». Затем: «Сделай макрос/VBA, который каждый отчёт месяца объединяет 12 файлов в один». Демо Power Query (нагляднее и безопаснее VBA).
|
||
- **Сценарий 3. Анализ и отчёт.** На обезличенном файле: «Сделай сводку по регионам, найди топ-5 отклонений и напиши 5 выводов для служебной записки». Ассистент выдаёт и таблицу, и черновик текста.
|
||
|
||
**3.3. Как правильно ставить задачу (3 мин)**
|
||
Шаблон безопасного промпта:
|
||
> Роль: ты опытный аналитик в органе власти.
|
||
> Данные: [описание структуры, без реальных ПДн].
|
||
> Задача: [что нужно получить].
|
||
> Формат: [формула / сводная / шаги / текст записки].
|
||
> Ограничения: без сторонних ссылок, только Excel-функции версии 2019+.
|
||
> Проверка: объясни, как проверить результат.
|
||
|
||
**3.4. Ограничения и контроль (3 мин)**
|
||
- ИИ ошибается: формулы бывают неверными для вашей версии Excel; функции могут не существовать; ссылки «плывут».
|
||
- Правило проверки: тест на 3–5 строках, где ответ известен заранее.
|
||
- Не передавать ИИ право вносить изменения «на веру» — итог всегда проверяет человек.
|
||
- Итог: ИИ пишет черновик, человек принимает решение и несёт ответственность.
|
||
|
||
### Блок 4. Итоги и вопросы — 5 минут (0:55–1:00)
|
||
|
||
- Повторить три правила (правильные данные / автоматизируй рутину / проверяй ИИ).
|
||
- Раздатка: шпаргалка функций + шаблон промпта + QR на материалы.
|
||
- Призыв: «Один приём внедрите в работу уже на этой неделе».
|
||
- Вопросы и ответы (2–3 минуты), при нехватке времени — «подойдите после».
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## Что подготовить заранее
|
||
|
||
- [ ] Демо-файл (обезличенный): лист с «грязными» данными + справочник + пример для сводной.
|
||
- [ ] Файл-раздатка: шпаргалка 10 функций + шаблон промпта + список инструментов.
|
||
- [ ] Слайды: ~20 штук, крупный шрифт, скриншоты Excel, 1 идея на слайд.
|
||
- [ ] Согласовать с ИБ/ответственным: какие сервисы ИИ допустимы, какие данные нельзя вводить.
|
||
- [ ] Проверить интернет/лицензии на демо-стенде; иметь офлайн-запись демо на случай сбоя.
|
||
|
||
## Раздатка: 10 функций-минимум
|
||
|
||
| Функция | Для чего |
|
||
|---|---|
|
||
| СУММ, СРЗНАЧ | Суммы и средние |
|
||
| СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ | Количество, количество по условию |
|
||
| СУММЕСЛИ | Сумма по условию |
|
||
| ЕСЛИ, ЕСЛИМН | Статусы, категории |
|
||
| СЖПРОБЕЛЫ | Убрать лишние пробелы |
|
||
| ЛЕВСИМВ / ПСТР | Вытащить часть текста |
|
||
| ВПР / ПРОСМОТРX | Подтянуть данные из справочника |
|
||
| СЕГОДНЯ / РАЗНДАТ | Сроки, возраст, просрочки |
|
||
| МИН / МАКС | Границы значений |
|
||
| Сводная таблица | Отчёт в 3 клика |
|
||
|
||
## Чек-лист внедрения (участнику на дом)
|
||
|
||
1. Внедрить «умные таблицы» (Ctrl+T) в свой текущий отчёт.
|
||
2. Собрать один отчёт сводной таблицей вместо ручного.
|
||
3. Один раз получить формулу у ИИ-ассистента на обезличенных данных и проверить её.
|
||
4. Прочитать внутренний регламент по работе с ИИ и данными.
|