# Лекция для государственных служащих: Excel + ИИ-агенты Регламент: 60 минут. Аудитория: государственные служащие без IT-подготовки, работающие с таблицами и отчётами. --- ## Варианты названия 1. **«От формулы к ИИ-агенту: Excel в работе государственного служащего»** — рекомендуемый 2. «Таблицы без рутины: Excel и искусственный интеллект для госзадач» 3. «Excel для госслужащего: быстрые таблицы, отчёты и ИИ-ассистенты» 4. «Данные под контролем: практический Excel и ИИ за 60 минут» 5. «Excel 60 минут: база, приёмы-ускорители и ИИ-агенты» Подзаголовок-обещание (для афиши и первого слайда): > «За один час — набор приёмов, которые экономят часы, и понимание, как безопасно применять ИИ к таблицам». --- ## Цели лекции (что участник уносит) 1. Понимает структуру Excel и перестаёт делать ручную работу, которую делает формула. 2. Владеет 8–10 ключевыми функциями и сводной таблицей. 3. Знает, какие задачи с Excel решает ИИ-ассистент (и какие — нет). 4. Знает правила безопасности данных при работе с ИИ в госоргане. 5. Умеет проверить результат ИИ, а не доверять слепо. ## Ключевые сообщения (повторять 3 раза) - **Правило №1: данные должны быть в «правильной» таблице** (одна строка = одна запись, без объединённых ячеек). Всё остальное не работает. - **Правило №2: если делаешь это руками больше 5 минут — это автоматизируется.** - **Правило №3: ИИ — ускоритель, но не источник истины. Проверяй на тестовом примере.** --- ## План с таймингом ### Блок 0. Вступление — 5 минут (0:00–0:05) - Приветствие, представление, связь с Российским обществом «Знание». - Вопрос в зал: «Сколько времени в неделю уходит на подготовку отчётов и приведение таблиц в порядок?» — поднять руки. - Обещание: «Сегодня — 8 приёмов и 3 сценария с ИИ, которые вернут вам эти часы». - Договорённость: вопросы — в конце; по ходу делаем вместе, файл-раздатка прилагается. ### Блок 1. БАЗА Excel — 25 минут (0:05–0:30) Формат: «10 приёмов», каждый — 1 слайд + короткая живая демонстрация (30–90 сек). 1. **Структура книги** — лист, ячейка, диапазон. Вкладки. Где что лежит. 2. **Типы данных** — число, дата, текст. Классическая беда: «число, сохранённое как текст» (зелёный уголок). Как исправить. 3. **Правильная таблица** — Ctrl+T («умная таблица»), одна строка = одна запись, не объединять ячейки, не оставлять пустых строк. 4. **Базовые расчёты** — СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИ. Демо: подсчёт заявлений по категориям. 5. **Логика** — ЕСЛИ, ЕСЛИМН, И/ИЛИ. Демо: статус «в срок / просрочено» по датам. 6. **Текст** — СЖПРОБЕЛЫ (лишние пробелы), ЛЕВСИМВ/ПСТР, ТЕКСТ. Демо: вытащить ФИО или ИНН из строки. 7. **Поиск по справочнику** — ВПР / ПРОСМОТРX (XLOOKUP). Демо: подтянуть коэффициент или название района по коду. 8. **Ссылки: относительные и абсолютные** — что такое `$`. Демо: протянуть коэффициент, а не «съехать» им. 9. **Фильтр, сортировка, удаление дублей, проверка данных** — демо: найти дубли лицевых счетов. 10. **Сводная таблица (пивот)** — главный инструмент отчётности. Демо: из 5 000 строк — отчёт «по району и месяцу» в 3 клика. **Мини-практика в зале (2 мин):** «Постройте сводную из файла на экране — кто быстрее». Вовлечение и снятие страха. **Материал-раздатка:** шпаргалка «10 функций госслужащего» (одна страница). ### Блок 2. Переход и разрядка — 3 минуты (0:30–0:33) - Мини-итог: «Половину рутины мы только что убрали. Осталась вторая половина — те задачи, где нужен не навык, а время». - Легенда-мостик: «А теперь — про то, как это делает помощник, который не устаёт и не спит». ### Блок 3. ИИ-агенты для Excel — 22 минуты (0:33–0:55) **3.1. Что это и чем отличаются (4 мин)** - ИИ-ассистент (чат): отвечает текстом, формула приходит «строками». - ИИ-агент: сам получает файл, читает данные, строит формулу/график/сводную, иногда запускает код. - Примеры инструментов: Microsoft Copilot в Excel, GigaChat / YandexGPT, ChatGPT/Claude с режимом анализа данных, локальные модели в контуре организации. - **Сразу — о безопасности (2 мин, отдельный слайд, обязательно):** - Не загружать персональные данные, служебную информацию ограниченного распространения и гостайну в публичные сервисы. - Работать на обезличенных данных или в согласованных с ИБ-службой контурах. - Следовать внутреннему регламенту и указаниям ответственного за защиту информации. **3.2. Три сценария с демо (12 мин)** - **Сценарий 1. Формулы по описанию.** «Напиши формулу: если дата в C2 раньше сегодняшней и статус D2 = "не выполнено", то "просрочено", иначе "в срок"». Ассистент выдаёт готовую формулу; вставляем, проверяем. *Сэкономленное время: минуты раздумий → секунды.* - **Сценарий 2. Объяснение чужой формулы и макросы.** «Объясни, что делает эта формула». Затем: «Сделай макрос/VBA, который каждый отчёт месяца объединяет 12 файлов в один». Демо Power Query (нагляднее и безопаснее VBA). - **Сценарий 3. Анализ и отчёт.** На обезличенном файле: «Сделай сводку по регионам, найди топ-5 отклонений и напиши 5 выводов для служебной записки». Ассистент выдаёт и таблицу, и черновик текста. **3.3. Как правильно ставить задачу (3 мин)** Шаблон безопасного промпта: > Роль: ты опытный аналитик в органе власти. > Данные: [описание структуры, без реальных ПДн]. > Задача: [что нужно получить]. > Формат: [формула / сводная / шаги / текст записки]. > Ограничения: без сторонних ссылок, только Excel-функции версии 2019+. > Проверка: объясни, как проверить результат. **3.4. Ограничения и контроль (3 мин)** - ИИ ошибается: формулы бывают неверными для вашей версии Excel; функции могут не существовать; ссылки «плывут». - Правило проверки: тест на 3–5 строках, где ответ известен заранее. - Не передавать ИИ право вносить изменения «на веру» — итог всегда проверяет человек. - Итог: ИИ пишет черновик, человек принимает решение и несёт ответственность. ### Блок 4. Итоги и вопросы — 5 минут (0:55–1:00) - Повторить три правила (правильные данные / автоматизируй рутину / проверяй ИИ). - Раздатка: шпаргалка функций + шаблон промпта + QR на материалы. - Призыв: «Один приём внедрите в работу уже на этой неделе». - Вопросы и ответы (2–3 минуты), при нехватке времени — «подойдите после». --- ## Что подготовить заранее - [ ] Демо-файл (обезличенный): лист с «грязными» данными + справочник + пример для сводной. - [ ] Файл-раздатка: шпаргалка 10 функций + шаблон промпта + список инструментов. - [ ] Слайды: ~20 штук, крупный шрифт, скриншоты Excel, 1 идея на слайд. - [ ] Согласовать с ИБ/ответственным: какие сервисы ИИ допустимы, какие данные нельзя вводить. - [ ] Проверить интернет/лицензии на демо-стенде; иметь офлайн-запись демо на случай сбоя. ## Раздатка: 10 функций-минимум | Функция | Для чего | |---|---| | СУММ, СРЗНАЧ | Суммы и средние | | СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ | Количество, количество по условию | | СУММЕСЛИ | Сумма по условию | | ЕСЛИ, ЕСЛИМН | Статусы, категории | | СЖПРОБЕЛЫ | Убрать лишние пробелы | | ЛЕВСИМВ / ПСТР | Вытащить часть текста | | ВПР / ПРОСМОТРX | Подтянуть данные из справочника | | СЕГОДНЯ / РАЗНДАТ | Сроки, возраст, просрочки | | МИН / МАКС | Границы значений | | Сводная таблица | Отчёт в 3 клика | ## Чек-лист внедрения (участнику на дом) 1. Внедрить «умные таблицы» (Ctrl+T) в свой текущий отчёт. 2. Собрать один отчёт сводной таблицей вместо ручного. 3. Один раз получить формулу у ИИ-ассистента на обезличенных данных и проверить её. 4. Прочитать внутренний регламент по работе с ИИ и данными.