12 KiB
12 KiB
Лекция для государственных служащих: Excel + ИИ-агенты
Регламент: 60 минут. Аудитория: государственные служащие без IT-подготовки, работающие с таблицами и отчётами.
Варианты названия
- «От формулы к ИИ-агенту: Excel в работе государственного служащего» — рекомендуемый
- «Таблицы без рутины: Excel и искусственный интеллект для госзадач»
- «Excel для госслужащего: быстрые таблицы, отчёты и ИИ-ассистенты»
- «Данные под контролем: практический Excel и ИИ за 60 минут»
- «Excel 60 минут: база, приёмы-ускорители и ИИ-агенты»
Подзаголовок-обещание (для афиши и первого слайда):
«За один час — набор приёмов, которые экономят часы, и понимание, как безопасно применять ИИ к таблицам».
Цели лекции (что участник уносит)
- Понимает структуру Excel и перестаёт делать ручную работу, которую делает формула.
- Владеет 8–10 ключевыми функциями и сводной таблицей.
- Знает, какие задачи с Excel решает ИИ-ассистент (и какие — нет).
- Знает правила безопасности данных при работе с ИИ в госоргане.
- Умеет проверить результат ИИ, а не доверять слепо.
Ключевые сообщения (повторять 3 раза)
- Правило №1: данные должны быть в «правильной» таблице (одна строка = одна запись, без объединённых ячеек). Всё остальное не работает.
- Правило №2: если делаешь это руками больше 5 минут — это автоматизируется.
- Правило №3: ИИ — ускоритель, но не источник истины. Проверяй на тестовом примере.
План с таймингом
Блок 0. Вступление — 5 минут (0:00–0:05)
- Приветствие, представление, связь с Российским обществом «Знание».
- Вопрос в зал: «Сколько времени в неделю уходит на подготовку отчётов и приведение таблиц в порядок?» — поднять руки.
- Обещание: «Сегодня — 8 приёмов и 3 сценария с ИИ, которые вернут вам эти часы».
- Договорённость: вопросы — в конце; по ходу делаем вместе, файл-раздатка прилагается.
Блок 1. БАЗА Excel — 25 минут (0:05–0:30)
Формат: «10 приёмов», каждый — 1 слайд + короткая живая демонстрация (30–90 сек).
- Структура книги — лист, ячейка, диапазон. Вкладки. Где что лежит.
- Типы данных — число, дата, текст. Классическая беда: «число, сохранённое как текст» (зелёный уголок). Как исправить.
- Правильная таблица — Ctrl+T («умная таблица»), одна строка = одна запись, не объединять ячейки, не оставлять пустых строк.
- Базовые расчёты — СУММ, СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ, СУММЕСЛИ. Демо: подсчёт заявлений по категориям.
- Логика — ЕСЛИ, ЕСЛИМН, И/ИЛИ. Демо: статус «в срок / просрочено» по датам.
- Текст — СЖПРОБЕЛЫ (лишние пробелы), ЛЕВСИМВ/ПСТР, ТЕКСТ. Демо: вытащить ФИО или ИНН из строки.
- Поиск по справочнику — ВПР / ПРОСМОТРX (XLOOKUP). Демо: подтянуть коэффициент или название района по коду.
- Ссылки: относительные и абсолютные — что такое
$. Демо: протянуть коэффициент, а не «съехать» им. - Фильтр, сортировка, удаление дублей, проверка данных — демо: найти дубли лицевых счетов.
- Сводная таблица (пивот) — главный инструмент отчётности. Демо: из 5 000 строк — отчёт «по району и месяцу» в 3 клика.
Мини-практика в зале (2 мин): «Постройте сводную из файла на экране — кто быстрее». Вовлечение и снятие страха.
Материал-раздатка: шпаргалка «10 функций госслужащего» (одна страница).
Блок 2. Переход и разрядка — 3 минуты (0:30–0:33)
- Мини-итог: «Половину рутины мы только что убрали. Осталась вторая половина — те задачи, где нужен не навык, а время».
- Легенда-мостик: «А теперь — про то, как это делает помощник, который не устаёт и не спит».
Блок 3. ИИ-агенты для Excel — 22 минуты (0:33–0:55)
3.1. Что это и чем отличаются (4 мин)
- ИИ-ассистент (чат): отвечает текстом, формула приходит «строками».
- ИИ-агент: сам получает файл, читает данные, строит формулу/график/сводную, иногда запускает код.
- Примеры инструментов: Microsoft Copilot в Excel, GigaChat / YandexGPT, ChatGPT/Claude с режимом анализа данных, локальные модели в контуре организации.
- Сразу — о безопасности (2 мин, отдельный слайд, обязательно):
- Не загружать персональные данные, служебную информацию ограниченного распространения и гостайну в публичные сервисы.
- Работать на обезличенных данных или в согласованных с ИБ-службой контурах.
- Следовать внутреннему регламенту и указаниям ответственного за защиту информации.
3.2. Три сценария с демо (12 мин)
- Сценарий 1. Формулы по описанию. «Напиши формулу: если дата в C2 раньше сегодняшней и статус D2 = "не выполнено", то "просрочено", иначе "в срок"». Ассистент выдаёт готовую формулу; вставляем, проверяем. Сэкономленное время: минуты раздумий → секунды.
- Сценарий 2. Объяснение чужой формулы и макросы. «Объясни, что делает эта формула». Затем: «Сделай макрос/VBA, который каждый отчёт месяца объединяет 12 файлов в один». Демо Power Query (нагляднее и безопаснее VBA).
- Сценарий 3. Анализ и отчёт. На обезличенном файле: «Сделай сводку по регионам, найди топ-5 отклонений и напиши 5 выводов для служебной записки». Ассистент выдаёт и таблицу, и черновик текста.
3.3. Как правильно ставить задачу (3 мин) Шаблон безопасного задания:
Роль: ты опытный аналитик в органе власти. Данные: [описание структуры, без реальных ПДн]. Задача: [что нужно получить]. Формат: [формула / сводная / шаги / текст записки]. Ограничения: без сторонних ссылок, только Excel-функции версии 2019+. Проверка: объясни, как проверить результат.
3.4. Ограничения и контроль (3 мин)
- ИИ ошибается: формулы бывают неверными для вашей версии Excel; функции могут не существовать; ссылки «плывут».
- Правило проверки: тест на 3–5 строках, где ответ известен заранее.
- Не передавать ИИ право вносить изменения «на веру» — итог всегда проверяет человек.
- Итог: ИИ пишет черновик, человек принимает решение и несёт ответственность.
Блок 4. Итоги и вопросы — 5 минут (0:55–1:00)
- Повторить три правила (правильные данные / автоматизируй рутину / проверяй ИИ).
- Раздатка: шпаргалка функций + шаблон задания + QR на материалы.
- Призыв: «Один приём внедрите в работу уже на этой неделе».
- Вопросы и ответы (2–3 минуты), при нехватке времени — «подойдите после».
Что подготовить заранее
- Демо-файл (обезличенный): лист с «грязными» данными + справочник + пример для сводной.
- Файл-раздатка: шпаргалка 10 функций + шаблон задания + список инструментов.
- Слайды: ~20 штук, крупный шрифт, скриншоты Excel, 1 идея на слайд.
- Согласовать с ИБ/ответственным: какие сервисы ИИ допустимы, какие данные нельзя вводить.
- Проверить интернет/лицензии на демо-стенде; иметь офлайн-запись демо на случай сбоя.
Раздатка: 10 функций-минимум
| Функция | Для чего |
|---|---|
| СУММ, СРЗНАЧ | Суммы и средние |
| СЧЁТ, СЧЁТЕСЛИ | Количество, количество по условию |
| СУММЕСЛИ | Сумма по условию |
| ЕСЛИ, ЕСЛИМН | Статусы, категории |
| СЖПРОБЕЛЫ | Убрать лишние пробелы |
| ЛЕВСИМВ / ПСТР | Вытащить часть текста |
| ВПР / ПРОСМОТРX | Подтянуть данные из справочника |
| СЕГОДНЯ / РАЗНДАТ | Сроки, возраст, просрочки |
| МИН / МАКС | Границы значений |
| Сводная таблица | Отчёт в 3 клика |
Чек-лист внедрения (участнику на дом)
- Внедрить «умные таблицы» (Ctrl+T) в свой текущий отчёт.
- Собрать один отчёт сводной таблицей вместо ручного.
- Один раз получить формулу у ИИ-ассистента на обезличенных данных и проверить её.
- Прочитать внутренний регламент по работе с ИИ и данными.